Quelles sont les obligations d’une conciergerie ?
Ouvrir une conciergerie implique non seulement de fournir des services de qualité mais aussi de respecter un certain nombre d’obligations légales et contractuelles. Ces obligations garantissent la satisfaction des propriétaires de biens immobiliers loués en LCD ainsi que celle des locataires..
Disposer d’une Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)
La responsabilité civile professionnelle est une assurance essentielle pour toute entreprise de conciergerie. Elle couvre les dégâts occasionnés lors des interventions, qu’il s’agisse de dommages matériels ou corporels. Cette assurance protège votre entreprise contre les risques financiers liés à d’éventuels accidents ou erreurs commis pendant l’exercice de vos activités. Il est impératif de souscrire à une RC Pro avant de démarrer votre activité pour garantir votre sécurité et celle de vos clients.
Respect des engagements contractuels
Votre contrat avec les propriétaires vous engage à assurer des services sur une durée donnée. Vous devez fournir les prestations pour lesquelles vous avez été engagées, sauf en cas de problèmes rencontrés avec le propriétaire, tels que le refus de paiement ou des problèmes avec le logement. Assurez-vous de bien définir les termes du contrat et de respecter les engagements pris pour éviter tout litige.
Remise des clés
La remise des clés est une tâche cruciale pour une conciergerie. Vous devez disposer d’un espace sécurisé pour conserver les clés de l’ensemble des biens que vous gérez. Cela garantit que les clés sont protégées contre le vol et la perte, assurant ainsi la sécurité des biens immobiliers.
Accueil personnalisé des locataires :
L’accueil des locataires peut être personnalisé selon les exigences du propriétaire. Il est essentiel de s’entendre avec le propriétaire sur la manière d’accueillir les clients, que ce soit en offrant un kit de bienvenue, en étant présent sur place ou en préparant des surprises comme une cheminée allumée ou du champagne au frais. Cet élément peut être contractualisé pour clarifier les attentes de chaque partie.
Location de linge et ménage
À l’ouverture de la conciergerie, il est important de disposer d’un espace de stockage pour le linge. Vous devrez avoir un stock minimum de linge tampon, comprenant 10 kits lits simples, 10 kits lits doubles, et 15 serviettes. À mesure que votre activité se développe, vous devrez prévoir un local de stockage d’au moins 5m². Vous devrez également avoir en stock des tapis de bain, des torchons, des éponges, etc. Ces stocks sont à la charge du franchisé ou du propriétaire. A noter : une partie dédiée uniquement à un logement peut-être stockée sur place.
Équipements pour bébés
Pour répondre aux besoins des familles, il est nécessaire de disposer d’un espace de stockage pour les équipements pour bébés, tels qu’une poussette, un lit bébé et une chaise bébé. Ces équipements doivent être disponibles à tout moment et sont également à la charge du franchisé car source de revenus additionnels.
Ménage occasionnel ou quotidien
Vous devez prévoir un espace minimum de stockage pour les produits d’entretien, y compris des aspirateurs professionnels et autres équipements de nettoyage. Ces outils sont indispensables pour assurer un service de ménage de qualité, qu’il soit occasionnel ou quotidien.
Livraison de petits-déjeuners et repas
Pour offrir un service de livraison de repas de qualité, il est conseillé de disposer d’un bac bain-marie professionnel permettant de maintenir les repas à la température adéquate. Cela garantit que les repas livrés par le traiteur restent chauds et appétissants jusqu’à leur livraison. Cela signifie aussi que lors de la création de votre société, vous devez prévoir dans vos statuts un certain nombre de services.
Gestion des prestataires
Il est indispensable de contrôler l’ensemble des prestataires avec lesquels vous travaillez. Vous devez vérifier qu’ils possèdent une assurance RC Pro, un KBIS à jour, les diplômes nécessaires, des garanties financières, et garantie décennale pour les artisans. Lors de l’organisation d’excursions et d’activités, il est crucial de s’assurer que les prestataires choisis respectent les mêmes obligations d’activité que votre conciergerie. Ce contrôle assure que vos partenaires sont fiables et que les services fournis à vos clients sont de qualité.
Gestion des options complémentaires
En cas d’options complémentaires dans le contrat, telles que des services additionnels demandés par les propriétaires ou les locataires, il est essentiel de mettre en place une annexe au contrat principal. Cette gestion à la demande doit être suivie de facturation, basée sur une relation de confiance avec les clients. Cela permet de garantir la transparence et la clarté des prestations fournies.
Les obligations d’une conciergerie sont nombreuses et variées. Elles visent à garantir la qualité des services offerts et à protéger à la fois le propriétaire, le locataire et la conciergerie elle-même. En respectant ces obligations, vous assurez le bon fonctionnement de votre activité et la satisfaction de vos clients. Yes Conciergerie vous accompagne dans cette démarche en vous fournissant les outils et le soutien nécessaires pour réussir dans ce secteur en pleine expansion. Pour plus d’informations sur la création d’une conciergerie et les obligations associées, n’hésitez pas à nous contacter.
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